בחירת מערכת BI

מה זה BusinessIntelligence (BI)?
מאמר זה פורסם בחוברת השנתית של ארגון המנמ"רים Business Alignment מיסודן של IDC ישראל ו- ERP.ORG.IL.

מערכת תבונה עסקית (BI) היא מערכת דיווח המתחברת למקורות נתונים שונים בחברה (וכיום גם מחוץ לחברה), ליצירת תמונה עסקית בכמה רמות. מערכת BI מאפשרת ניתוח של הנתונים לעומק. לעתים קרובות מערכת BI, בהיותה מחוברת למערכות שונות וביכולתה לחבר נתונים ממערכות שונות, מאפשרת תובנות שלא ניתן להגיע אליהן בכל דרך אחר.

ברוב מערכות ה- BI ניתן להציג נתונים בצורה גרפית (שעונים, גרפים, תרשימי עוגות וכו').

מערכות BI מאפשרות לבצע ניתוחים לפי הפרמטרים הנבחרים (ממדים). לדוגמה – הצגת אותה טבלת פעילות לפי כל האזורים או מספר אזורים בלבד, לכל התקופות או לתקופות מסוימות בשנה, לכל השנים הנבדקות או לשנים מסוימות שיבחרו, או לכל צירוף ביניהם. המשתמש יכול לשנות את בחירתו בכל רגע והמערכת תעדכן את הטבלאות והגרפים בהתאם לבחירות.

ההבדל בין BI לביןדוחות תפעוליים

דוחות תפעוליים נועדו לתת מענה למידע מסוים לפי דרישות משתמש מסוים. לדוגמה, יתכן שחברה מוכרת בחנויות שלה פריטים במחיר מלא, בהנחות לאוכלוסיות מסוימות ובהנחות אחרות לאוכלוסיות אחרות. אוכלוסיות מסוימות אף מקבלות את הפריטים במתנה.

מנהל המכירות ירצה לדעת את הפדיון האמיתי בחנויות. בנוסף ירצה לדעת את הפדיון במחירי מכירה או לפי מקדם אחר, כדי לשלם עמלות לאנשי המכירות לפי מפתח מסוים אבל לא בהכרח לפי מחיר המכירה. זאת מכיוון שאנשי המכירות מבצעים את אותה העבודה בין אם הם מוכרים את הפריט במחיר מלא, בהנחה שנקבעה ע"י הסכמים שונים של החברה (לא בשליטתם) או אף במתנות. במקרים כאלו מדובר בד"כ בשני דוחות שונים כיוון שכל אחד נבנה לפי הנחות שונות ומיועד לצורך אחר.

בד"כ דוחות נבנים במערכות דוחות הכוללים פרמטרים לריצת הדו"ח אבל לאחר הריצה לא ניתן לשנות את הפרמטרים כדי לראות את השפעתם על הנתונים. יש לשנות את הפרמטרים ולהריץ את הדו"ח מחדש.

במערכת BI ניתן יהיה לתת מידע לעומק בסט הנחות מסוים. ניתן גם לצלול מהנתונים המרכזים למספר רמותועד לרמה המפורטת ביותר שהוכנה (לעתים עד לרמת החשבונית, השורה בחשבונית או בהזמנהוכו').

סוגי המשתמשים

משתמשי מערכות BIנבדלים בסוג השימוש שלהם במערכת, והדבר תלוי במידה רבה באופי המשתמש וברקע האנליטי שלו.

·משתמשים ברמה הפשוטה יכולים לדרוש בעיקר תצוגה גרפית מסכמת של מדדים להצלחה (Key Performance Indicators – KPI)

·        משתמשים אנליטיים ידרשו טבלאות ונתונים על פי הגדרה מראש

·        משתמשים אנליטיים במיוחד עם יכולות ניתוח מעמיקות עשויים לדרוש כלים לביצוע ניתוחים גם על נתונים שלא הוגדרו מראש על ידי בוני המערכת.

את המשתמשים כדאי לחלק גם על פי מידת רצונם להשתתף בהגדרת המערכת, מידת רצונם ויכולתם לבדוק את המערכת ולפתח אותה בהמשך. חשוב למפות את המשתמשים לצורך בניית הפרויקט וקבלת ההחלטות על הכלים שיבחרו, הנהלת הפרויקט, המשאבים הפנימיים במחלקת המחשב והמשאבים החיצוניים. ככל שיהיה יותר שיתוף פעולה פנימי של משתמשים וככל שהמשתמשים יבינו טוב יותר את אופי הכלי ניתן להיות גמישים יותר בהגדרות הראשוניות ולבצע את הפרויקט בהעזה גדולה יותר. משתמשים הנוקטים בעמדה של "אני אמרתי ועכשיו תביאו אתם את הפתרון" מקטינים את היכולת לקחת סיכונים, מעלים את העומס על מחלקת המחשב ומקטינים את סיכויי ההצלחה של הפרויקט.

תשתיות החברה

התשתיות האנושיות:
 

אלו התשתיות החשובות ביותר לפרויקט BI

המשתמשים ושיתוף הפעולה שלהם

·        יכולת הבדיקות של המשתמשים

·        יכולת ההגדרה של המשתמשים, כולל הבנה של שלבים בהתקדמות כדי לסיים את הפרויקט בזמן סביר ולהתקדם אח"כ בשלבים

·        משאבי מחלקת המחשב לניהול הפרויקט

·        משאבי מחלקת המחשב (בהווה ובעתיד) בנושא ידע ב- BI, בניית ידע פנימי במערכת מסוימת ופיתוחה

·        משאבי מחלקת המחשב החיצוניים המוקצים לפרויקט הראשוני ולהמשך פיתוח ותחזוקה אח"כ.

תשתיות המחשוב:

·        האם התשתיות הקיימות מספיקות לתוספת מערכת כזו?

·        ברוב המערכות המובילות יידרש שרת ייעודי לנושא. האם יש תקציב? האם מספיק לשרתים היעודים (ברמת אפליאנס – Appliance)?

·        ניהול השרת הנוסף –כיצד?

·        אם מדובר בשרת סטנדרטי – תוספות דרושות למערכת השרתים, לתשתית הווירטואלית, למערכת האכסון

דרישות המשתמשים

·        האם מדובר על צורך בנתונים בזמן אמת או שנתוני הלילה שעבר מספקים?

·        האם בתוך כל הדוחות הנדרשים אפשר להפריד בין נתונים שנדרשים לזמן אמת או כמעט זמן אמת לבין אלו שיכולים לתת תמונה באחור של לילה או כמה שעות?

·        כמה משתמשים צריכים תצוגה מרכזת גרפית בלבד/בעיקר?

·        כמה משתמשים צריכים תצוגה אנליטית מוכנה מראש?

·        כמה משתמשים צריכים כלים לביצוע ניתוחים אד-הוק (שלא תוכננו מראש) ומה רמת הידע שלהם בנושא זה?

·        למתי צריך איזה חלק של הפרויקט?

·        מה סדרי העדיפויות בביצוע בין מחלקות החברה? בין הנתונים הנדרשים בכל מחלקה ובין הדחופים במחלקות השונות?

נתונים

ניתן לצפות שמרבית הזמן בישום מערכת BI תוקדש לנושא הנתונים. מכיוון שבמערכות BI בודקים את הנתונים לאור שינוי ממדים (פרמטרים) באותו הדו"ח, וכן ניתן לצלול לתוך כל נתון, הרי שכל הנתונים חייבים להיות מתואמים לחלוטין בכל הרמות. במקרים רבים זה לא המצב לפני תחילת העבודה על הפרויקט. לדוגמה –אם דו"ח מכירות נלקח מחשבוניות ומחשבוניות החזרה שנעשות בחנויות או על ידי אנשי מכירות, ובנוסף במחלקת הכספים מבצעים זיכויים בפקודות יומן שאינם משויכים למכירות מסוימות, יהיה קשה לנתח רווחיות מכירת פריטים מסוימים עד ליצירת אחידות בדיווח וכן קישור בין חשבוניות להחזרות וזיכויים.

הפרמטרים הבאים יגרמו לעבודה על הנתונים למשך זמן רב יותר:

·        ככל שהנתונים נפרשים על פני זמן ארוך יותר.

·        ככל שהתחלפו יותר מנהלים (כספים, מכירות, תפעול) והשתנו יותר תהליכים לאורך התקופות המיועדות להיות מוצגות במערכת.

·        ככל שיש להוציא נתונים ממערכות רבות יותר.

·        ככל שיש לבצע עיבוד מקדים רב יותר על הנתונים לפני הצגתם בצורה המבוקשת על ידי המשתמשים.

ההיצע

בבדיקה שנעשתה על ידי בתחילת 2012, זוהו כ- 15 מערכות BI אשר לרובן נציגים בישראל ואף מספר לקוחות!

כדאי לשקול היטב את כדאיות בדיקת חלופות רבות כל כך, כאשר ברור שכולן עובדות ומתאימות למישהו. לבדיקה יסודית של כל כך של הרבה אפשרויות יש מחיר כבד בזמן ניהול ומשאבים פנימיים. אני ממליץ לבצע הערכה ראשונית של הצרכים (ראו בהמשך בפסקה "פרמטרים ראשונים לבחירה") וההיצע, להתמקד מהר במספר מצומצם של חלופות ואותן לבדוק יותר לעומק.

חלק מהחלופות מתאימות לארגונים גדולים (Enterprise) ושם נמצאים כל או מרבית הלקוחות שלהם. חלק מהחלופות נמצאות רק אצל ארגונים קטנים ובינוניים וכנראה לא יתאימו לארגון גדול.

ניתן להיעזר בחברות יעוץ ידועות כגון IDC, Gartner כדי לבצע סינון ראשוני.

המשתמשים ואסטרטגית היישום

הצלחת פרויקט BI תלויה בשביעות רצון המשתמשים לאחר סיום הפרויקט הראשוני ובחיים עם המערכת לאחר מכן. לכן קריטי להתייחס למשתמשים החל מהרגע שהדרישה או הרעיון לפרויקט עולים.

שיתוף בבחירה

אני ממליץ ליצור צוות הובלה והחלטה על הפרויקט שכולל מלבד המנמ"ר גם את המשתמשים העיקריים ברמת הנהלה, וכמובן את סמנכ"ל/ית הכספים. אלו אנשי המפתח להצלחת הפרויקט והם הלקוחות העיקריים שלו.

אסטרטגית היישום

אסטרטגית היישום לפרויקט BI צריכה להתחשב במשתמשים, במשאבים הפנימיים במחלקת המחשוב, במשאבים החיצוניים המוקצבים ובסדרי העדיפויות מבחינת הנהלת החברה. זה המקום להחליט באיזה תחום להתחיל (לדוגמה –מכירות, שירות, יבוא וכו'), כמה דוחות או ניתוחים לבצע באותו תחום לפני המעבר לתחום הבא והאם ניתן לבצע עבודה על מספר תחומים במקביל. בכל מקרה מומלץ להתחיל ביישום להנהלה הבכירה ולבנות יישום בו ניתן יהיה להשתמש בישיבות הנהלה בכירה למתן תשובות מידיות או לשאלות מזדמנות.

דוגמאות לסדרי עדיפויות – לפי המקום בו הפער בין המידע הקיים לדרוש הוא הגבוה ביותר, לפי המקום בו גם שיפור של אחוז קטן בנתונים יביא לתוצאות העסקיות המשמעותיות ביותר, המקום בו הבעיות הכואבות ביותר בחברה עשויות להיפתר עם המידע הנכון וכו'.

תיאום ציפיות

במסגרת תיאום הציפיות בצוות ההובלה מומלץ מאוד לדון ולהחליט על מובילי הפרויקט מכל אגף, הקצאת משאבים שלכל אגף לאפיון ולבדיקות.

כדאי להבהיר מראש כי במהלך הפרויקט מובטח שיתגלו פערים רבים בנתונים, אותם יהיה צורך לפתור בהחלטות ברמת הנהלה. חלקם יגרמו לשינויים בתהליכים או לפחות בתהליכי דיווח בחברה. יתגלו מקומות בהם חסר דיווח שההנהלה או מועצת המנהלים דורשת והדבר יביא להגדלת העבודה בשדה. על המנהלים להכין גם את עובדיהם לקראת אפשרויות כאלו.

בנוסף מומלץ מאוד להיזהר בהבטחות. השלב הראשון בפרויקט בד"כ לא יוכל לכלול את כל החלומות של כולם, ולא יוכל לספק את כל הנתונים והניתוחים שלא סופקו עד כה. במהלכו יתגלו בעיות שונות, כולל בעיות נתונים ואי דיוקים לגבי דוחות שקודם לכן חשבו כולם שהם נכונים. כדאי להסביר שהשלב הראשון בעליה לאוויר הוא בדיוק זה – השלב הראשוני ממנו נלמד כולנו, נפיק לקחים ונשפר את המערכת. וכמו בכל פרויקט מומלץ מאוד לתחם אותו לנושאים קריטיים, עם תוצרים ברורים ומוגדרים היטב, ועם סדרי עדיפויות ברורים. כך ניתן יהיה להראות הצלחה למשתמשים הסופיים בזמן סביר. הצלחה ראשונית תוביל לשימוש במערכת ולהמשך הפיתוח עם מוטיבציה של המשתמשים. ככל שמדובר במשתמשים וצוות מערכות מידע עם פחות ניסיון בנושא, מומלץ להקטין את היקף היישום הראשוני כדי ללמוד ממנו לקחים ולא לנסות להכיל יותר מידי בזמן קצר.

פרמטרים ראשוניים לבחירה

אציע מספר פרמטרים ראשוניים לבחירה וסינון ראשון, אך בכל חברה וארגון כדאי להתאים את הפרמטרים החשובים לאותו ארגון באותו זמן ובראיה שלו לעתיד. פרמטרים אלו יעזרו לסנן את האפשרויות הרבות (ראו למעלה בפסקה "ההיצע") ולצמצם את הבדיקה ל-3-4 אפשרויות המתאימות ביותר. הפרמטרים ניתנים ללא סדר עדיפות מסוים.

·        האם קיימת בחברה מערכת כלשהי? אם כן, האם מערכת זו מועמדת ראויה או לא (בהתחשב בניסיון הנצבר איתה)? האם המערכת מתקדמת בהתאם לשוק או שנזנחה על ידי המפתחים?

·        האם היישום הוא רק בישראל או גם בגיאוגרפיות אחרות? האם מוכתב מחו"ל או שפרויקט זה צריך להכתיב לחברות בנות בחו"ל? אם מדובר בפרויקט שיפרש גם לגיאוגרפיות אחרות, האם יש צורך בתמיכה מקומית בכל אחת או שהתמיכה תינתן מישראל? אם יש צורך בתמיכה מקומית, האם לספק התוכנה המקורי יש תמיכה כזו במקומות הדרושים?

·        התאמת התוכנה לגודל החברה הקיים והצפוי. קיימות תוכנות שעובדות בעיקר בסביבת ארגונים גדולים (Enterprise),אחרות מתאימות יותר לסביבת SMB(Small & Medium Business).מה מתאים לארגון שלי?

דגשים ברמת משתמשים סופיים

·        ממשק משתמש – כמה נוח וקל לצרכי המשתמשים המוגדרים, ידידותיות

·        עבודה טובה וחלקה עם אביזרים ניידים כגון סמארטפונים וטאבלטים.

·        יכולת משתמשים סופיים לבצע ניתוחים לא מוכנים מראש (האם יש צורך, כמה אינטואיטיבי?)

·        ·דגשים טכניים

·        תשתיות התוכנה ותשתיות התוכנה של החברה והפתרון המוצעים (האם מתאימות לסטנדרטים של החברה)?

·        מורכבות ביצוע הפרויקט ברמה הטכנית. קלות לימוד למיישמים בחברה.

·        תלות במיישמים לשינויים בפרויקט ובעתיד

·        קלות ביצוע שינויים (ככל שקל יותר לשנות, יהיה זול יותר ומהיר יותר לקבל תוצאות מבוקשות)

·        תשתיות פיזיות נדרשות–צורך בשרת ייעודי? ניהול השרת הייעודי במקרה שצריך, השתלבות השרת הייעודי במערך השרתים בחברה

·        האם התוכנה יכולה לתמוך בכמות המשתמשים הדרושה?

·        היכרות מוקדמת של החברה עם התוכנה או של אנשים בחברה עם התוכנה (ברמה הטכנית, ברמת משתמשים)

·        ·מידת הקריבה לפיתוח בחברת פתרון ה- BI,רמת התמיכה

·        ·ניסיון המיישם בפרויקטים דומים בגודל, בענף

·        ·האם יש פתרונות מוכנים שניתן לאמץ? אם כן, האם תהיה יותר עבודה בשינויים או בכתיבה מחדש? האם הסתמכות על פתרונות מוכנים תקצר את זמן היישום ברעיונות שייקח לנו זמן ארוך בהרבה לפתח (בעקרון – יבוא ידע ענפי ומקצועי)?

חישובי העלויות

בחישובי העלויות לפרויקט כדאי לקחת בחשבון:

·עלויות תוספת תשתיות

·        חומרת שרתים

·        מערכות הפעלה נוספות, תוכנות גיבוי וכו'

·        אחסון

·        תשתית וירטואלית (האם יש צורך להרחיב או לשדרג והאם ההרחבה כרוכה בתשלום)

·        ניהול התשתיות הנוספות

·עלות רכישת תוכן מוכן

·עבודת יישום חיצונית

·        הדרכות

·        יישום

·עבודת יישום פנימית

·        טיוב נתונים

·        אפיון המערכת

·        ניהול הפרויקט

·        יישום על פי החלטה

מניסיון אישי -רישיונות התוכנה עשויים להיות ההוצאה הקטנה ביותר בפרויקט. לפעמים התוכנה עם מחיר הרישוי הנמוך ביותר יכולה ליצור את ההוצאה הגדולה ביותר בנושאים אחרים כגון תוספות תשתיות או כמות העבודה הנדרשת.

כיוון לעתיד

מומלץ לבדוק כמה המערכת הנבחרת תתאים לעתיד החברה – כולל שינויים צפויים. בדיקת מהירות התקדמות התוכנה בשנים האחרונות יכולה לתת אינדיקציה טובה לקצב הפיתוח לעתיד. אם החברה מתפתחת באופן מהיר, יש חשיבות רבה יותר לשינויים ביישום בקלות.

הבחירה

הכנה טובה בבדיקות עוזרת לקבלת החלטה בצורה פשוטה יותר (אבל עדיין לא תמיד פשוטה). בשוק קיימות מערכות טובות רבות.

מומלץ מאוד לבצע Proof Of Concept(POC) בתנאים דומים ככל האפשר לתנאי החברה.

בפרויקט שביצעתי נתנו לכל אחד מ-3 המתחרים שהגיעו לשלב האחרון לבצע הוכחת היתכנות בת יום בה כל אחד קיבל את אותם בסיסי נתונים והיה צריך להפיק דו"ח מכירות מוגדר.הביצוע היה צריך להיות בנוכחות מנהלת הפרויקט שלנו. לאחר שהדו"ח הופק, היה צריך לבצע שינוי לא מתוכנן (שתוכנן מראש אצלנו אבל לא נמסר מראש למתחרים).

ההנחה מראש היתה שכל שלושת המתחרים מביאים פתרונות ברמה קרובה מאוד. ביצוע הוכחת ההתכנות הביא להבנה שההבדלים גדולים מאוד:

·        המתחרה שהגיע למקוםהראשון סיים את הדו"ח בפחות מחצי יום. את השינוי סיים בחצי שעה.

·        למתחרה השני שהביא מיישמת מצטיינת לקח יום שלם ליצור דו"ח ראשוני שלהערכתנו היה צורך בעוד כיומיים או שלושה לעדן אותו ולהגיע לתוצאות נכונות במלואן.

·        המתחרה השלישי לא הצליח להעמיד אף דו"ח בסיומו של היום המוקצב. גם הקצבת יום נוסף לא עזרה ובסיומו לא ראינו כל דו"ח.

הפרויקט

הבחירה בתוכנה ובמיישם היא רק תחילת הפרויקט. במהלכו ניתן לצפות לעבודה רבה מאוד על הנתונים –יותר אף מכמות העבודה על יצירת התוצאות במערכת ה- BI. חשוב מאוד לשמור על המשתמשים מעורבים בכל עת, להקפיד על בדיקות יסודיות ולשתף בכלהבדיקות את מחלקת הכספים.

חשוב לא פחות כמו בכל פרויקט – לתחם את הפרויקט, להכריז על סיום שלב ראשון ורק אח"כ להמשיך ולשפר את המערכת.

בהצלחה!

פרטי קשר:

אלדד גפן

eldad.gefen@google.com

054.80.88.770

תודות לגיל כץ ושלמהמרקוזה על הערותיהם.